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明雀观察 | 专业服务领域综合指南(3):海外专业服务软件有哪些


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明雀观察 | 专业服务领域综合指南(3):海外专业服务软件有哪些

 

一、适用于专业服务的管理软件

 

01 专业服务的管理软件类型

预计到2022年,全球专业服务市场将增长到8.08万亿美元。即使是现在,这些组织也依靠软件解决方案来使他们更有效率、更有利可图,并对客户更有吸引力。

 

谈到专业服务,资源规划、客户管理和计费等流程的复杂性说明了对强大的专业服务软件的需求。

 

企业需要跟踪和优化员工的利用率,并通过自动化来简化流程。一个能解决这些业务需求的一体化解决方案可以使公司更有生产力和盈利能力。

 

02 专业服务的管理软件有哪些不同类型?

专业服务软件不是一个 “一刀切 “的解决方案,各行业不同规模的公司将有不同的业务需求需要解决。这就是为什么一些管理软件解决方案会专注于商业智能和销售功能,而其他软件会专注于时间跟踪和资源管理等功能。

 

一些类型的管理软件及其主要功能包括:

(1)ERP(企业资源规划)

供应链管理

商业智能

销售管理

 

(2)PSA (专业服务自动化)

时间和费用跟踪

资源管理

项目管理

 

(3)CWM(协作式工作管理)

文件储存和管理

资源管理

任务管理

 

二、PSA软件

 

01 PSA软件是什么

对于专业服务机构来说,按时和按预算交付项目是一项任务。要做到这一点,就必须采用自动化软件,以提高可视性、消除低效率,并从头到尾跟踪进度,这就是PSA(专业服务自动化)软件可以帮助的地方。

 

PSA软件的一些重要功能包括时间跟踪、项目报告和分析,以及资源管理。

 

虽然许多团队仍然使用电子表格和共享文件来跟踪某些任务的进展,但灵活的PSA软件是一个更好的选择。手动更新电子表格,在不同的软件解决方案之间切换,以及在重复性任务上花时间,都是在浪费时间。

 

02 PSA软件是用来做什么的?

PSA软件旨在简化专业服务团队的流程,使他们能够专注于更重要的任务。一份2018年Clio法律趋势报告发现,律师的平均利用率为30%。这意味着在每周40小时的工作中,每天有2.4个小时用于计费工作。根据该报告,他们其余的时间都花在了”记录和总结时间条目”、”在软件之间传输信息”和”组织物理和电子工作空间”等活动上。

 

将”总结时间条目”等简单的行政任务自动化,可以确保工作人员有足够的精力专注于面向客户的活动。Wrike的2019年”专业服务工作基准”报告显示,22%的受访者认为,如果计费等行政任务实现自动化,他们每周可以多做50%的工作。

 

三、ERP软件

 

01 ERP软件

ERP(企业资源规划)软件可以帮助企业管理其业务运营的许多移动部分。通常情况下,企业需要一个端到端的解决方案,以解决其财务、运营和资源管理的要求。

 

ERP软件集供应链管理工具、客户关系管理工具、会计和账单工具、销售工具和商业智能工具于一身。

 

ERP软件是很有益的,因为它整合了专业服务组织内最重要的活动。Softwarepath的一份2019年报告显示,34.4%的服务组织使用了ERP系统,理由是需要”管理大量劳动力以适应所需的商品或服务”。

 

但这是有代价的,ERP软件很昂贵,使得它成为小型和成长型企业的一个遥不可及的解决方案。根据ERPfocus的数据,小型、中型和大型企业实施ERP系统,每个用户的成本可能在7143-8542美元之间。

 

02 有哪些不同类型的ERP

内置式和云端式是ERP系统的主要类型。就像它的名字一样,内部解决方案是基于本地的,通常是在物理办公室,由内部IT直接控制,而基于云的ERP软件是存储在云端。

 

软件咨询公司强调了ERP类型在定价上的差异。基于云计算的ERP软件通常是按月定价,而内部部署通常是按一次性永久许可定价,大大增加了其初始投资成本。

 

如前所述,ERP软件的成本可能是一个重要的障碍,这使得它更适合于有财力投资一个强大而昂贵的端到端业务流程管理系统的组织。

 

四、资源管理软件

 

对于专业服务机构来说,良好的资源管理是项目成功的核心,优化这一过程需要大量的自上而下的透明度与可视化。资源管理工具在明确工作量、角色和责任以及可用性方面至关重要。

 

如果没有一个好的资源管理软件解决方案,本应该高效和简单管理的项目活动会变得费时且容易出现人为错误。

 

01 资源管理的挑战是什么?

当涉及到资源管理时,透明度和可视化程度低是一个实质性的挑战。当不清楚哪些资源可用于当前和未来的项目时,像能力规划和需求管理这样的过程就会变得成倍的困难。

 

如果没有战略性的、有意识的资源管理,员工就可能过量工作,导致倦怠。

 

当工作在短时间内到达时,管理资源会变得更加复杂。在Wrike的2018年创意团队状况报告中,35%的受访者表示他们每周至少收到一次临时请求,还有22%的受访者表示他们每周收到数次此类请求。虽然不理想,但这往往是不可避免的。资源经理面临的一个挑战是确保高效的接收流程。

 

02 资源管理工具如何帮助专业服务团队?

一个有效的资源管理工具将解决前面提到的痛点,同时在团队工作流程中建立透明度和问责制。通过资源管理工具,专业服务团队可以:

 

(1)通过毫不费力地重新安排任务的优先次序来承担更多的客户工作

项目经理可以轻松地重新安排行政或非客户工作的优先次序,以腾出更多时间用于可收费的客户工作。被指派人得到实时更新,使他们了解其工作量的任何变化。

 

(2)平衡工作负荷,减少工作时间

不可避免的是,一些团队成员的工作太多,而其他成员的工作太少。项目经理可以通过减轻员工过重的负担,评估哪些团队成员有足够的带宽来承担更多的职责,从而在资源管理方面具有战略性。

 

(3)提高角色和责任的明确性

当参与项目的人不确定他们的角色和责任时,项目的轮子会很快脱落。

 

(4)识别技能或资源短缺

资源经理不只是在看现在可用的资源。项目管理中的能力规划帮助组织评估他们在未来的举措中需要哪些技能。如果不能深入了解当前的资源可用性,企业就不能有效地规划未来的项目。

 

项目和投资组合的成功往往取决于正确的资源是否可以用于正确的项目。一个资源管理工具可以帮助企业做出战略性的项目、招聘和预算决策,这最终可以帮助企业发展。

 


关于『 态璞科技 』

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