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明雀观察 | 专业服务领域综合指南(2):管理策略与解决方案


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明雀观察 | 专业服务领域综合指南(2):管理策略与解决方案

 

一、资源规划

01 专业服务的资源规划

专业服务领域非常广泛,包括各种行业,从IT和营销到法律和会计。尽管这些行业的性质各不相同,但每个行业都受益于项目经理和团队领导对资源和能力规划采取的战略方针。

 

在项目管理中,资源是完成一项任务或项目所需的任何东西。包括人员、材料、时间,甚至财务。公司和组织不可能有无限的资金或人员,因此,项目经理在部署这些资源时要有策略,这一点至关重要。

 

一些组织可能会雇用一个专门的资源管理人,以确保有限的材料、劳动力和资金得到妥善利用。

 

02 为什么资源管理那么重要

在一个项目进入执行阶段之前,项目或资源管理者就应该展望一下在整个项目周期中需要什么。

 

当项目经理对工作量有一定的了解,能预测需求、审查历史项目数据,并根据技能、地点、业绩和可用性来利用团队成员时,资源规划就会更加有效。

 

在项目中过度使用资源是使员工倦怠的生产力杀手之一。根据Mayo Clinic的说法,当工人在工作场所遇到压力,工作和生活不平衡,或当他们对工作量缺乏控制时,就会出现倦怠。《商业内幕》指出,40-50%的美国工人经历过职业倦怠,这意味着拥有一个有效的资源规划过程比以往任何时候都更加关键。

 

资源规划使项目顺利运行,为按时和按预算交付项目奠定基础。它还能帮助专业服务公司了解他们在未来劳动力能力的基础上承担新工作的能力——也就是所谓的能力规划。

 

03 能力规划

当专业服务领域的项目经理能够展望未来,并根据 “大局 “进行规划时,他们就会取得成功。在专业服务的背景下,能力规划指的是公司如何确保他们有正确的资源能力计划来满足未来客户的需求。

 

能力规划还能帮助企业了解和准备未来的运营成本,因为它评估的是当前资源水平以外的变量。

 

04 什么是能力规划

能力规划是项目管理人员和资源管理人员评估和解决其组织的未来需求的方式,它需要一个战略性的、长镜头的方法,考虑到诸如未来的需求、过去的数据、趋势、季节性变化,甚至不规则的条件。像这样的洞察力有助于项目管理人员和资源管理人员根据可操作的数据做出决策。

 

具体到劳动力,能力规划确保可用于某些项目的具有适当技能组合的员工数量。

 

比方说,一家公司计划在未来6个月内推出一个网站的新设计。资源经理将确保适当数量的文案人员、设计师和程序员都能为该项目工作,以便及时完成。

 

是否需要雇用更多的工作人员?是否有任何技能是缺乏的,需要加以说明?工作人员是否需要加班或承担超过其目前工作量的工作?是否需要自由职业者或承包商?能力规划可能是一个平衡的行为,所以看看类似项目中所使用的资源是有用的。过去的数据可能会提供有关时间线、劳动力和成本的见解。

 

企业很少(如果有的话)临时制定预算,能力规划会帮助企业提前数月,甚至数年就牢牢掌握未来的运营成本。

 

05 能力规划难题

你可能发现了一些与能力规划相关的挑战和障碍。

 

例如,领导层的变化可能会使你难以预测应该做出什么样的项目或资源决策。一位项目管理人员可能会提出一个雄心勃勃的方法来处理项目组合,而另一位可能会采取一个更保守的方法。如果未来的领导层不明确,以这种方式进行规划是一种挑战。

 

此外,缺乏对员工工作量的了解也是高效能力规划的一个障碍。在黑暗中操作,很难评估哪些资源可用于哪些项目,哪些资源被过度利用或利用不足,以及哪些资源你根本无法支配。

 

06 一些小提示

为了确保高效的能力规划过程,确保你正在做以下工作:

(1)分析需求和能力要求

资源管理人员可以根据数据确定一年中的某个时间或项目类型预示着需要更多的资源,或已经存在的资源的工作量增加。这是很重要的数据!

(2)评估当前和计划的能力

是否需要更多的工作人员,或者你的团队中的个人是否有足够的精力承担更多的工作?你的团队中目前是否缺少即将开展的项目所需的技能?

(3)使能力与需求和未来业务目标相一致

一般来说,项目和资源管理人员至少要对即将到来的项目有一个大致的了解。这种洞察力很重要,因为它有助于将可用的人和物与实现关键目标所需的人和物结合起来。

提供员工工作负载可见性的软件解决方案可以更好地进行能力规划。Wrike的工作负荷视图工具使资源管理人员能够检查单个团队成员的短期和长期可用性。这对同时进行项目工作的团队特别有用。

 

二、项目透明度和可视化

 

01 提高专业服务的项目透明度和可视化

在项目和专业服务管理中,失败是游戏的一部分。不幸的是,这种失败的代价可能是昂贵的。一项研究发现,在2004年,整个欧盟的信息系统项目失败的代价是令人瞠目结舌的1420亿欧元。”沟通不充分”和“需求定义不明确”都被认为是障碍,这意味着项目可视性和信息流动性是至关重要的。

 

项目可视化是一种很有效的方式,让公司可以在项目工作流程中提高透明度、建立问责制和信息共享。

 

02 什么是项目管理中的透明度和可视化?

“项目可视化”听起来是很宽泛、非技术性的,事实上它是关于组织内重要信息的共享方式。在项目早期,像项目章程这样的文件的目的是明确定义范围、利益相关者和工作角色。这种早期的可见性确保个人知道他们的工作如何影响项目和组合目标。

 

随着项目的进展,定期的状态报告和共享的仪表盘提供了对项目健康状况的可视性。

 

03 为什么项目管理透明度和可视化那么重要

项目可视化可以改善团队的沟通方式,优化流程,管理资源。对于专业服务团队来说,可视化是至关重要的,因为它支持诸如能力规划和客户关系管理等重要活动。

 

如果资源管理者不能了解哪些团队成员将在何时可用,就很难确定是否有足够的资源来满足客户的动态需求。尤其是需求管理,它依赖于预测和历史数据的可及性,因为它涉及到对以前业务活动的分析。如果对这些数据缺乏足够的可视性,就会导致资源和项目经理根据过时的、不准确的或不完整的信息做出决定。

 

可视化不仅对PM和他们的团队有价值,对客户关系和满意度也很重要。因为它能让客户跟踪他们项目的进度,保持开放的沟通渠道,并根据需要提供反馈。

 

04 提高项目透明度和可视化的方法

(1)根据你的团队的具体需求,定制你的项目协同板块

(2)创建一个全面的项目范围界定文件

(3)定期提供项目状态报告

(4)使用协作软件进行打样和审批

(5)允许客户访问项目管理工具

 

05 什么是高透明度、高可视化的项目?

在Sarah Coleman和Donnie MacNicol的《项目领导力》(2016)中,高知名度的项目被定义为 “对市场地位至关重要 “的项目,或者“失败风险很高”、“可能招致声誉损失”的项目。这些项目往往会给带头的项目经理带来大量关注。

 

《哈佛商业评论》指出,参与高知名度的项目被认为是在一个组织内被提升到高级职位的“最关键因素”之一。

 

比方说,一家相对较小的广告公司获得了一家公司的业务,该公司将在超级碗期间播放一个全国性的广告。协议规定,该广告公司将提出创意概念,并协调所有的制作环节。

 

这可以被认为是一个高可视化的项目,不仅因为广告将在超级碗期间播出,而且还因为它可能会在内部获得大量的关注,对于那些管理和领导这项举措的人来说,这样一个项目会受益于专业服务工具所提供的每周状态报告和可定制的仪表盘所增加的透明度。

 

06 什么是项目状态报告

项目状态报告是一份向团队成员和利益相关者介绍重要项目KPI的文件,是确保整个项目生命周期有效沟通的一种方式。如果一个项目就像一次公路旅行,那么状态报告就是GPS系统,定期提供关于交通状况、旅途中剩余的大致时间和要走的出口的更新。

 

项目状态报告应该在一定程度上定期交付(当然,这可以根据具体情况来决定),这取决于被通报的对象。团队成员、客户和其他利益相关者应该在项目周期中收到这些项目状态报告。

 

项目经理在决定向客户和团队成员提供项目状态报告的频率时,可能需要考虑到一些变量。例如,一个客户可能决定他们很乐意每月收到一次报告,而一个更注重实践的客户可能要求每周都有状态报告。

 

对于内部项目状态报告,项目经理也可能认为大公司的CEO不需要每周更新相当小的项目。

 

07 项目状态报告中应包括哪些内容

项目状态报告将包括明确传达项目目前在交付地图上的位置的信息。一份内容丰富且有效的项目状态报告应包括:

(1)项目标识符

项目名称是什么?项目经理是谁?与该项目有关的关键日期是什么?

(2)项目和状态总结

这是一个简短的总结,提醒人们注意项目的目标是什么,以及自上次报告以来的任何更新。

(3)重要节点(里程碑)

如果有的话,哪些节点已经完成?项目节点的更新为重要的转折点提供了可视性,并作为衡量一项举措进展的标尺。如果该项目是一个品牌更新,项目节点的一个例子是批准一个新的公司标志。

(4)变更

一个项目经历改变或扩大范围的情况并不罕见,如果客户要求改变服务,这应该在项目状态报告中列出。

(5)风险

一个有效的项目状态报告的一个重要部分是识别和通知利益相关者任何即将到来的风险。比方说,一个建筑团队在采购关键材料时遇到问题。项目经理预计供应链会出现延误,现在有一个风险,就是项目会超支。这应该被概述出来,以便利益相关者能够做好准备,并有可能纠正方向。

(6)后续要求

项目的下一步是什么?项目接下来的任务或重要节点是什么?这也可以是对为推进项目而进行的活动的简短总结。

 

可视化的项目状态报告保证了团队和客户在整个项目生命周期中拥有清晰、准确和最新的信息。

 

08 使用项目协同板块

项目管理协同板块使用实时数据,一目了然地更新任务、重要节点、资源等方面。它对项目管理过程很有价值,因为这是项目管理人员和团队领导在其工作流程中建立透明度和效率的另一种方式。

 

项目协同板块是团队、客户和利益相关者的重要资源,它们确保信息不会丢失或被误传。使用协同板块来增加项目的可见性的好处之一是它使团队了解他们即将发生的事情,哪些是逾期的,以及谁负责哪些任务。

 

尽管项目协同板块有明显的价值,但它并不是项目状态报告。它们提供一目了然的更新,但不提供背景或细节。即使客户有机会接触到项目协同板块,他们仍然需要定期听取汇报。

 

09 客户管理与保留

根据贝恩公司的研究,将客户保留率提高5%就可以对利润产生高达25%的积极影响,这意味着优先考虑客户管理和保留对企业很有好处。

 

专业服务公司通过部署必要的资源来满足客户的要求,为商定的项目工作。这些公司还需要积极主动地进行客户管理和保留工作。毕竟,82%的公司表示,保留客户比获得客户更容易,这使得它成为一项战略性的业务需求。

 

10 如何提高客户管理和保留率

良好的项目透明度是专业服务团队优化客户管理和保留的一种方式。这可以通过在早期创建一个详细的范围界定,对项目范围保持透明,提供每周状态报告,并允许客户访问你的项目管理板块和任务,以便他们可以在需要时提供反馈。

 

积极主动地解决客户的需求也是一个很好的客户管理和保留策略。例如,一家SaaS公司可能注意到一个关键客户在员工中的用户采用率很低。这可能会对未来的保留产生影响,因为客户可能认为产品对其员工的需求没有用处或不相关。

 

预计到这一障碍,SaaS公司可能会指派部署专家,解释产品的价值,提供如何使用其功能的指导,并将产品融入工人的日常工作流程。

 

这种类型的客户管理考虑到了客户的需求,预测到了如果不解决这些需求的后果,并安排了资源来解决这些挑战。

 

关于风险和领导层变动等问题的清晰沟通,也使客户能够预测延误,并随时了解其项目的健康状况。

 

客户管理是一个持续的过程,包括透明度、沟通和强有力的结果。这些要素中的每一个都是串联起来的,以培养一种对客户和提供服务的组织都是互利的关系。

 

三、账单

 

01 如何为专业服务项目计费

专业服务机构面临着一系列挑战——从资源分配不当到工作流程和流程效率低下。Wrike2019年的《专业服务工作基准》报告显示,17%的受访公司认为”混乱的计费或活动跟踪”是导致客户流失的首要原因。

 

账单是任何企业的一项重要工作,它是公司如何为他们代表客户和顾客所做的工作获得报酬。但它并不总是一个直接或简单的过程,大部分时间是低效和繁复的。

 

在同一Wrike调查中,超过三分之一的受访者表示,他们每周花两到三个小时来跟踪计费时间,而10%的受访者表示每周花四小时或更多。

 

不是每个专业服务公司都会以完全相同的方式向客户收费。例如,一个营销公司可能会有一个与法律服务机构或建筑公司不同的计费结构。这是因为他们的工作性质不同。

 

正确的计费结构、时间跟踪方法和付款条件可以帮助公司避免客户流失,好的专业服务计费软件也是如此。正确的时间跟踪方法也很重要,因为它有助于确保公司不会因为少报应计费工作而把钱留在桌上。

 

一个有效的软件解决方案应该简化时间跟踪,并为重复性或耗时的任务引入自动化。

 

在本节中,我们将介绍不同的计费模式、追踪计费工时、向客户开具发票。

 

02 选择计费模式

专业服务的计费不是 “一刀切 “的工作,对IT公司有用的可能对会计公司无效,这就是为什么选择适合所进行的工作性质的计费模式很重要。

 

一些流行的计费模式的例子包括:

(1)固定价格/基于项目

固定价格计费也许是向客户收费的最直接的方式,它是根据商定的费用来计费的。如果有关各方同意项目的总成本为2000美元,那么这就是完成后要支付的金额,这对于成本波动很小的项目是很理想的。

(2)每日或每小时费率

顾名思义,小时费率可以根据进行所要求的工作或咨询服务的时间向客户收费,这些被称为计费时间。日费率的性质类似,在这种情况下,顾问不是按小时工作来支付报酬,而是按固定的日费来支付。

(3)里程碑计费

里程碑计费是一种新模式:一旦达到某些项目的里程碑就会触发付款。它将收费金额分配到整个项目周期,而不是在成果交付后才收到付款。

(4)时间和材料合同

时间和材料合同可能最适合那些费用受供应和设备成本等多种变量影响的企业和客户。时间和材料合同将涵盖材料和其他间接费用,加上人工费用。

 

03 固定价格VS时间和材料合同

固定价格和时间与材料合同是两种非常不同的计费方法。固定定价结构对于那些开展不受材料或劳动力价格变化影响的工作的组织来说是理想的。同时,时间和材料合同允许承包商等在结果和确切成本不立即明确的情况下,收回与开展项目或任务有关的费用。

 

例如,一家会计公司可能收取200美元的固定价格来准备你每年的税收,这项业务不受材料或其他变量的成本波动的影响。另一方面,承包商在你家里扩建房屋,有许多成本需要考虑——其中大量的成本从一开始就不知道。时间和材料合同应该仔细协商,以确定劳动成本、材料加价,以及什么是可计费和不可计费的工作。

 

客户甚至可以要求一个 “不得超支 “的条款,为承包商的收费设置上限。这可以阻止项目的拖延,因为它为可以收回的成本设置了上限。

 

04 什么是预付费用

预付费用通常要求对未来要进行的工作进行估计(即每小时费率x项目/案件完成的估计时间)。

 

如果客户需要比一次性项目或案件更长时间的服务,他们也可以按月支付持续聘用费。在这种情况下,顾问会受益,因为它能产生稳定可靠的收入。

 

05 应收账款与非应收账款小时数

就你代表客户所做的工作向客户开具账单似乎相当简单,但它可能有其自身的复杂性,低效的时间跟踪可能意味着你的组织错过了对可收费活动的收费。事实上,根据伦敦经济学院的一项研究,15%的合格咨询工作实际上没有向客户收费。

 

你还可能发现,在什么是可计费工作和不可计费工作之间存在着一个灰色地带。简而言之,可计费的工作是推进和解决项目需求的工作。

 

06 什么是应计费小时与不计费小时?

计费工时是指可以向客户收费的工作时间,一般来说,这是完成一个项目所必需的工作。

 

不计费的工作包括任何可能使雇员或组织受益的工作,但不是项目的最终结果。一般来说,员工培训和追求新的商业机会不能被认为是可计费的工作,招待客户或为他们准备发票的时间也不能算作计费工作。

 

可计费的活动可以包括研究、设计工作、与项目有关的行政工作(代表客户生成和归档文件等),以及对项目完成至关重要的其他职责。

 

更好地了解什么是可计费任务与不可计费任务,可以帮助企业了解员工的时间都花在什么地方。例如,如果你注意到员工在与项目无关的管理上花费了大量时间,你可以考虑将他们工作流程的一部分自动化。

 

07 如何计算计费时间

计算计费工时的第一步是确定哪些工作可以归为计费和不计费的工作。一旦你知道了这些,你就可以使用时间跟踪软件来确定花在这些工作上的时间量。

 

可计费工时可以通过把花在可计费活动上的时间加起来计算。一旦你确定了应向客户收费的应计费小时数,你就可以将这些小时数乘以一个费率。例如,一个顾问的费率可能是每小时75美元。如果他们花了5个小时从事与项目有关的活动,他们就可以向客户开出375美元的发票。

 

企业也可能对某些项目和某些员工所做的工作收取更高的费率,因此必须保持组织性,并记录谁在做什么工作。

 

08 为客户开具项目发票

发票是一份详细说明所提供服务的性质和费用的文件,这份文件告诉购买者应该为一项服务支付什么、什么时候支付、支付多少。

 

一张典型的发票应包括企业名称、日期、服务描述、独特的发票号码和付款方式。发票还可以包括付款条款,可以规定30天的付款期和滞纳金等内容。

 

在传递给客户之前,文件要有准确的日期、发票号码和描述,这很重要。发票中的错误会导致延迟付款,这是承包商、自由职业者和顾问的一个痛点。

 

09 承包商的典型付款条件

对于承包商和专业服务公司来说,确保按时付款是一个紧张的过程。比方说,你已经同意了合同条款并交付了项目,但现在你却在等待一个拖后腿的客户的付款。

 

建立付款条款可以帮助解决这些延迟付款的一些倾向,承包商的典型付款条件包括:

(1)7天、21天或30天的付款期限

(2)项目费用之外的滞纳金

(3)要求提前支付50%的费用

(4)提前付款的折扣

 

这些付款条款是否成功地鼓励客户按时付款尚不清楚。2016年,中国按时付款的公司比例仅为26%,而在发票开出30-90天后付款的公司为15.5%。

 

四、项目盈利能力

 

01 衡量专业服务的项目盈利能力

在项目管理中,确定一项举措的潜在盈利能力是非常重要的。项目管理中的盈利能力分析是企业可以决定一个项目是否值得为其分配时间、精力和资源。这也是当一个组织内有多个项目竞争资源时,企业如何决定一个项目的优先次序。

 

02 什么是项目盈利能力

项目盈利能力描述了一个项目为一个组织产生财务利润或收益的能力。为了快速发展,一些公司可能会接受利润率很低的项目,这也许会影响企业的整体财务健康。其他公司会错误地认为,一个高价的项目就等于一个有利可图的项目,其实不然。

 

范围蠕变、员工利用率低以及其他因素都会影响这样一个项目的盈利能力。项目管理协会指出:与不同合同类型相关的风险会影响利润预期。

 

03 如何衡量盈利能力

专业服务机构如何预测、衡量和提高他们所承接项目的盈利能力?可见性是所有方面的关键。对资源、花费的时间和利用率有一个自上而下的看法,有助于企业从长计议来评估项目的盈利能力。

 

企业可以使用盈利能力指数(PI)等工具来确定项目的潜在盈利能力。分析利润率也可以帮助企业跟踪收入和整体财务健康。

 

在本节中,我们将讨论项目盈利能力,用于预测、评估和测量的方法和工具。

 

04 盈利能力指数

承担新项目和投资对任何企业的发展都是至关重要的,但确保这些举措是有利可图的,也同样重要。那么,企业如何决定如何进行一项投资而不是另一项?他们通常使用一种叫做项目盈利指数(PI)的工具。

 

盈利指数帮助企业确定一个项目的潜在价值或盈利能力。成长中的专业服务机构往往资本有限,所以这个指数可以帮助揭示可行的投资机会。例如,如果一个组织有多项投资正在权衡,该公司可以使用盈利指数,根据预期收入是否高于其初始投资(投资回报率)对项目进行排名。

 

05 什么是好的赢利指数,项目赢利指数公式是什么?

盈利指数=未来现金流的现值/最初的项目投资

 

这个指数代表了每一美元的投资所能赚取的金额,如果该指数高于1,该项目很可能是可行的。

 

如果该指数小于1,这意味着该项目是不可行的。你的企业的投资将超过他们从这一举措中获得的收益,因此不应继续实施该项目。

 

如果该指数等于1,这意味着该项目将可能实现收支平衡。虽然不是亏损,但企业很少以收支平衡为目的进行投资。这个项目也应该被避免。

 

如果指数大于1,如果指数大于1,则应继续实施该项目,因为它很可能是盈利的。

 

06 了解项目管理的利润率

在项目管理中,分析利润率可以帮助公司了解其业务的很多情况——包括他们的工作究竟有多大的利润。把项目收入作为最终基准是很容易的,然而,分析利润率可以更全面地描绘增长、收入和管理费用,以便真正了解盈利能力。

 

公司需要带来比他们投入项目更多的钱,以提高他们的底线,而不仅仅是支付项目成本。了解利润率也可以帮助企业在内部对值得继续合作的项目和客户进行排名和决定。

 

毛利润率和净利润率通常用百分比表示,但对收入的描述略有不同。

(1)毛利润率

毛利率告诉一个公司他们从项目收入中扣除费用后的利润。毛利率一般不考虑诸如税收、利息和其他管理成本等因素

(项目收入-项目支出)/项目收入 x 100%

在专业服务中,公司一般不是在销售制成品,相反,他们提供的是他们的专业知识。

例如,一家活动策划公司可能会收取28,000美元的统一费用,代表一个组织策划一个技术会议。如果该活动公司的支出总额为19,000美元,他们的利润为9,000美元,这是一个32%的毛利率。

 

(2)净利润率

正如Investopedia所说,”净利润率等于产生多少净收入占收入的百分比”。它不仅要考虑总收入,还要考虑其他经营和管理费用。

(收入-支出、税收、运营成本、其他费用)/收入 x 100%

 

07 什么是好的利润率?

根据Inc,”大多数专业服务公司的营业利润率为25-40%”。间接成本较少的公司往往有更好的利润率,这是因为更多的钱用于固定成本,而不仅仅是支付企业的运营费用。

 

2016年的一份报告指出,簿记、会计、税务准备、工资和法律服务是利润率最高的行业。

 

08 提高利润率

在专业服务领域,提高利润率并不仅仅是提高你的服务成本。提高生产力和项目效率也发挥着巨大作用。这里有一些提高效率的方法可以增加你公司的利润率。

 

(1)消除范围蠕变

项目范围界定不清会导致错过最后期限和预算超支。这反过来又会增加项目开支,影响其盈利能力。

在一项调查中,32.2%的受访者表示,客户改变主意是他们影响生产力的最大障碍。尽早确定项目范围可以缓解这个生产力黑洞。

 

(2)削减那些占用资源但利润率低的客户和项目

有些客户和项目根本不值得投入时间、精力和资源。识别利润率极低或不存在的项目,优先考虑更有利可图的举措。

 

(3)使用时间跟踪软件来衡量员工的利用率

高的员工利用率意味着工人花了更大比例的工作时间做客户的工作,更多的客户工作意味着更多的计费时间,这意味着更高的利润。对这一重要指标进行跟踪并作出战略反应。

 

(4)把留住客户作为业务重点

引进一个新客户的成本是保留一个客户的五倍。那么,这意味着什么呢?你的企业应该把留住客户作为他们的首要任务。

 

09 什么是项目时间跟踪?

在项目管理中,时间跟踪对于资源管理和衡量一项具体任务或一系列任务所花费的时间长度非常有用。项目时间跟踪对于那些按小时计费的团队,例如顾问,也是至关重要的。

 

根据研究,15%的计费活动往往没有被报告。这意味着企业正在损失金钱,仅仅是因为他们没有更有组织地跟踪他们的应收账款工作。具有时间跟踪功能的项目管理工具帮助团队记录和管理代表客户进行工作的时间。

 

比方说,你的组织雇用了一名营销顾问Sam。Sam以每小时85美元的价格完成了以下任务:

(1)创建一个新的品牌指南

(2)制定SEO计划

(3)制定一个内容计划和日历

(4)规划和委托设计一个新的标志

 

Sam通过选择时间跟踪选项,在专业服务工具中记录了这些任务的每一项及其持续时间。在这个项目中,Sam总共完成了11.5小时的工作,根据他们85美元的费率和每小时的结构,他们可以向您的组织收取977.50美元的费用。

 

10 追踪生产力

一个具有时间跟踪功能的项目管理工具也可以跟踪生产力。时间跟踪不仅仅是为了确保团队为他们所做的所有工作获得报酬,它对于揭示冗余和耗时的流程也很有用。

 

使用项目时间跟踪软件来记录可计费和不可计费的工作,可以让管理者了解工人在生产性和非生产性任务上花费了多少时间,在完整的项目时间跟踪部分了解更多。

 

11 雇员利用率

员工的生产力是盈利能力的核心,这意味着,从理论上讲,员工的日常工作应该尽可能地推动收入。衡量生产力的一个重要指标是员工利用率,它通常以百分比表示,告诉我们一个员工的可用时间有多少是用于做可收费的客户工作。

 

百分比越高,说明花在可以向客户收费的工作上的时间就越多。100%的利用率是不可能的,也不一定是件好事,这意味着员工把所有可用的时间都花在了客户的工作上。正如Productive.io所指出的,100%的利用率也意味着像企业内部的团队建设这样的不可计费的重要活动被忽视了。这可能不利于员工的士气,并导致员工倦怠,最终导致离职。

 

员工利用率也有助于描绘出一个组织的整体生产力。例如,如果员工利用率全面接近100%,可能是时候雇用更多的员工以避免倦怠。另一方面,如果员工利用率很低,可能没有足够的客户工作。

 

12 如何计算利用率

雇员利用率公式很简单:员工利用率=工作期间的计费时间/总时间×100。

 

如果一个员工每周有29个小时(可能是40个小时)从事可收费的客户工作,那么他一周的利用率就是72.5%。如果没有一个时间跟踪系统,计算员工的利用率几乎是不可能的。计算员工的利用率只有在对员工的工作内容和时间有很强的洞察力时才能做到。

 

对于专业服务机构来说,衡量、监测和优化盈利能力对发展至关重要。当涉及到跟踪时间和生产力时,企业需要像Wrike这样强大和多功能的软件。Wrike的功能可以帮助团队追踪花在客户工作上的时间,并可以提供关键的见解,帮助战略决策以增加利润。