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干货|创意设计行业交付模板,打造客户可见专业度(附模板下载)

在AI浪潮的冲击下,越来越多的从业者和相关机构开始重新思考,如何才能提升自己的市场竞争力?

当前,设计师不再仅仅作为一个需求的接收方与执行方,更不是出图的机器,越来越多的要求指向了软实力,项目管理能力、沟通协调能力、领导与管理技能等。在整个产品设计研发流程中也需要设计师有更强的参与度。
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协同困境

在设计项目推进过程中,通常有时间和成本限制,需要在规定时间内完成设计,并控制好成本;需要与客户、设计师、制造商和供应商等多方面进行合作;可能会面临各种风险,如技术问题、设计变更、预算超支等;成果质量需要重新评估,需要符合客户要求和行业标准等。然而在与客户协同的过程中又会出现这样或那样的问题:

  • 项目协同与执行过程中,总感觉节奏乱,整体规划不足,设计的每一个过程都付出巨大成本;
  • 设计师在项目中掌握的话语权不多,导致设计过程反复且偏离目标;
  • 客户协同效率低,客户体验感糟糕,破坏合作双方信任,质疑团队工作能力;
  • 多项目同时并行,完全不记得正在进行的大型设计项目处于哪个阶段,很多时间都消耗在不断地切换项目中,不仅分散注意力,还造成精力内耗,工作效率十分低下;
  • 团队成员劳逸不均,部分团队成员工作负荷量严重超载,成员产值不可视,统计分配不合理,组织生产力受阻;

……

区别于一般的项目管理软件,针对自定义程度低,仅限于文件协作,功能单一,纯人工推进项目管理等问题,本文提供一种以客户为中心的协同化项目管理新范式,文末领取免费模板。

交付是一系列任务、数据、流程、文件、向汇报展现的过程的综合体。大多数公司都忽视了最重要的一点,交付体验。交付本身并不复杂,但交付动作完成之后并不能够带来更多的复购或续费。交付除了最基本的任务协作和成果展示,还需要将关键性的节点同步给客户,那还要额外借助文档系统,使得通用的项目管理很难管理好交付过程。

业务团队应该能定义软件,而不是软件定义业务。每个公司都希望能把交付标准化,让交付过程中的成本可控。交付过程中,需要让交付负责人,根据自己对业务的理解,在交付工具中沉淀出公司真正适用的交付流程。业务应该定义软件,而不是软件定义业务。

对外管理提上日程。对外是交付过程中必不可少的环节,不管是给客户汇报进展还是对外分享材料,都涉及到公司对外的问题。既能够提高客户的项目参与感,又能够展示团队的专业度。使用一套工具就能够满足对内项目协作,对外客户协同,在交付过程中让客户体验感提升、提高内外协同效率。

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交付管理方法论

交付管理的目标

首先,我们思考一下,管理是什么?其实简单来说更像是很多标准化、流程化、格式化的方式方法组合,辅助我们更好的达成目标,并为整个设计团队构建一个基础的工作体系。项目中稳定与高效输出都来自于更加科学的管理。
那么我们交付管理的目标又是什么?
1. 产出更好的设计成果:在标准交付流程中做项目管理,集中注意力在创意本身;更全局看待问题,让自己有大局观的同时更加拥有结构化的思维。
2. 让客户满意:除了好的作品外,交付过程要及时跟客户协同好项目,同步进度,确认修改,引导促成整个项目的目标高质高效达成,使之利益最大化
3. 优化内部效率,打造团队专业度:效率即金钱,设计团队的工作产出直接决定了组织的生存与发展,提升设计师在项目中角色话语权,打造团队服务专业度。

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交付管理管什么

交付管理最基本的就是要合理的规划与控制,管人管事,且贯穿在整个项目流程当中,以下几点其实我们可以重点关注。(点击文末链接,查看详细内容)

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1. 售前阶段

  • 搭建客户协同空间:为整个工作流创建一个客户专属空间, 将所有设计需求、流程进度和文档物料集于一个平台之上,自动更新同步,高效由内而外;
  • 确定目标:在这个阶段经常会使用到6W2H方法,它有助于我们思路的条理化,杜绝盲目性。(查看示例详细内容,可点击文末链接)

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  • 里程碑规划:对项目全局时间计划有整体性安排,明确项目被划分为哪些阶段;阶段性产出和汇报时间节点梳理。
  • 项目成员管理:在这一部分既要考虑组织内部的成员,也要考虑客户的干系人
  1. 项目规划

    • 重新定义工作流

      为工作流程创建标准模板,让设计工作的理念深化团队,确保每个项目客户体验和交付品质始终如一通过客户协同,分享项目管理列表,通过共享访问权限来减少噪音,无需通过额外工作就能交流进展,让他们看到过程可以帮助管理他们的期望,并让他们对时间线感到压力。(查看示例详细内容,可点击文末链接)

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    • 需求处理包括。需求的梳理、排期、以及任务拆分、资源协调。我们可以尝试使用STAR模型来操作。以SITUATION(背景),TASK(任务),ACTION(行动),RESULT(结果)几个维度构成表的基本结构。擅长人做擅长事,挑战与执行并存,提效最大化,成长最大化。
  1. 项目执行

    • 拆解任务:使用任务管理配置工作流程,将大型项目分解成可完成的方案,创建子任务,并为每个方案指定截止期限,以确保“时间线较大的”截止期限内可以达成最终目标。
    • 分配任务自动跟进:将任务分配给团队成员,自动同步个人待办清单。完成进度通过项目看板直观呈现,进而把控整体情况,让团队成员了解最新的设计进度和决策(查看示例详细内容,可点击文末链接)
    • 任务优化调整:明确产出目标、内容、目的 ,进一步的细化工作安排,拆分负责人。
  • 干货|创意设计行业交付模板,打造客户可见专业度(附模板下载)
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  1. 执行监控

  • 策略调整:我们可以多使用WWH模型和STAR模型结合的方式快速的辅助我们思考、记录、评估、计划、调整。
  • 分段审阅:对阶段性成果发起审阅,客户和项目管理者可以实时发表评论和反馈,审阅意见统一留存。

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  1. 项目收尾

    • 整体&归档:整理交付物,包括设计资产,使用说明和相关目录,方便其他人员可以持续迭代
    • 知识传递:注意保留录屏文档,当项目人员变更,可以及时传递上下文

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