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明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?


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每一个项目经理或多或少都会遇到这样的场景:
想象一下:
你现在面前摆着10多个进度表,上面列满了各个项目的时间线和任务清单;墙上的便利贴密密麻麻重叠着会议日程,邮箱里塞满了客户催促的邮件,有的客户已经发送了项目反馈,有些客户提出了新的需求,你完全不知道10多个项目分别到达了什么样的进度。你频繁查看项目进度表的同时,也在电话里不停地与各项目组员讨论任务分配,有的成员已经超负荷运转,而有些则负荷不满。客户突然增加新需求总能让你手忙脚乱,既要评估需求增加的必要性又要考虑能否如期交付……多项目同时进行的难点到底在哪里?

一、多项目管理困难

  • 时间管理:有太多项目同时进行,无法有效跟踪各个项目的实时进度,对项目当前状态掌握不足,还要确保各个项目交付不延期;
  • 质量管理:保证多项目管控下各项目质量难以兼顾各客户需求,客户满意度下降,增加客户投诉;
  • 沟通成本:需要与多个项目团队不断沟通,占用大量时间成本,沟通效率较低
  • 资源协调:资源分配出现矛盾,部分项目人手不足,部分项目则出现资源浪费;
  • 项目节奏:客户需求变化频繁导致项目计划不断修改,管理不当造成计划混乱,打乱项目节奏。

二、执行度高的优化建议

  • 制定项目计划+日程梳理
做计划的前提是和客户达成明确且一致的目标,这是项目执行的基石,也是项目建设的底层战略。时常回顾每一个行为是否为目标提供了正向支持。
确定目标后,对目标进行拆解,细化任务颗粒度,便于分配和管理;使用任务看板或甘特图来观察任务的集中期,提前找出资源竞争高峰期,提前预备或调度资源,降低延期风险。设置关键节点,监控检查项目执行情况,这就好比我们开车要安全到达目的地,需要经过多个加油站进行添加燃料、维护、导航等,否则半路就有可能车毁人亡。
日常推进中,及时梳理项目日程,用待办的方式记录每天的工作,完成之后,在list上标记。这样有助于我们更灵活地应对项目变化,保证项目顺利推进,而不是死扛原定计划。
  • 优先级排序+要事优先
明确每个项目的优先级和重要程度。可以从战略目标、客户、时间、资源、风险和利益相关方等方面进行系统分析。找出对公司战略目标贡献度高的,客户迫切需求的,项目逻辑顺序优先的,时间敏感度高的,资源需求程度高的,存在较大风险隐患的以及对利益相关方影响较大的项目,可以进行优先考虑。80%的时间做重要的事情,20%的时间来做其他的事。
  • 项目监控审查+随机应变
项目监控审查像项目的“防火墙”,可以及时发现并解决问题,保证项目目标的实现。当有意外事件发生,比如项目预算超支、开发进度落后等,先别急着改动,停下来,稳定自己的情绪,保持一个冷静的头脑,仔细思考一下,看看目标,找找找原因,分析一下意外事件对整体的影响,最后想清楚再进行调整。对项目的定期回顾并不是形式上的过一遍,而是重新思考,进度把控是否及时,资源利用是否充分,人员安排是否合理,项目质量是否达标。
  • 信息共享+利用好工具
项目信息共享,即包含了团队内部资源、进度等内容的共享,也包括了和不同的客户同步项目进展和交付资料的共享。这就要利用好手上的工具,既要便捷高效又要容易上手。
市面上的通用项目管理管理工具都可以做到项目进展在团队内部的同步,但如果涉及文件共享就不免要使用到其他的工具。和客户的同步既考验项目经理的沟通能力,又要求团队有极高的专业素质。明雀一款专为甲乙方打造的协同平台,一个链接完成项目展示,既有项目进展,又有交付文件,还有自动生成的数据看板。一张表完成对多项目的同时管理,不需要来回跳转。

三、明雀可以提供的帮助

明雀的项目集管理功能,能够很好的实现同时对多项目的进度管理。让团队从整体出发,了解所有项目近况,多线并行管理整体节奏。以项目实际进展为基准进行分类管理,免去了在不同项目之间来回跳转的烦恼,获得所有项目的全景视图,轻松发现障碍,保持工作顺利进行。
明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?
  • 项目分类管理
    • 与“我”相关
        • 可以单独查看与我相关的项目,我参与的、我收藏的、我归档的以及自定义项目集等不同类型项目。节省查找项目的时间,帮助项目成员关注最重要或者最紧急的项目,让项目团队中的其他成员明确我在项目中的职责范围,有助于团队协作。
      明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?
    • 项目阶段
        • 根据不同场景可以设置项目的不同阶段,并且快速了解到不同阶段的项目情况,目前系统内置的项目阶段:咨询、提案、实施、验收、验收通过、无状态及归档7种状态。可以根据使用习惯进行自由编辑。直观地看到每个项目所处的阶段,有利于核对项目计划进展,有利于团队形成规范化的项目管理并逐步实现流程的标准化,形成团队特有的工作方法论。
      明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

 

  • 展示内容
      • 项目默认列表展示,固定项目名称的位置,滑动查看项目的详细信息。展示信息支持自定义,项目状态、开始结束时间、自动计算工期,项目阶段进度展示,合作客户、任务进度、文件数量、项目成员等,还可以添加行业、技术等、方便快速查找项目,了解团队业务方向。支持直接搜索项目名称进行查询。筛选关键字段,分类查看项目,精准把控项目进度。
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

 

  • 三种展示方式-看板,甘特图,列表
      • 项目集管理默认列表视图,一张表完成对多项目的同时管理,不需要来回跳转,全盘把握项目进程,轻松做好进度管理。
      • 看板视图简化了任务分配,团队成员可以明确自己的职责,轻松地通过移动卡片来调整任务优先级以及各阶段之间的任务流转情况,实时更新项目状态,使项目管理更加敏捷。
      • 甘特图视图一目了然的时间轴,清晰展示各项任务的时间跨度、进度和依赖关系,便于掌控关键路径,直观反映资源分配和负载情况,方便合理安排人员资源,设置里程碑,确保关键节点按时完成。
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

四、其他好用的功能

  • 个性化客户门户——多项目交付利器
      • 多项目交付,从源头杜绝了文件的错位分享。每一个客户门户都是承载内容的界面,由企业为客户定制并分享给他们访问。通过客户门户,客户可以了解他们与当前公司的交易情况、跟踪关键进展、请求支持或访问其他信息。明雀的客户门户可以共享任务进度、文档文件等任何内容,更新实时同步,实现更好的内外协同。同时,明雀支持自定义logo、品牌色,向甲方展示专业性的同时,更好地服务甲方。
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?
  • 共享任务管理和自动提醒
      • 区别于传统的任务管理工具,明雀的任务管理可以添加甲方负责人,让甲方随时查看工作进度、任务变更。重要事项还可以向甲方的微信、短信、邮箱发送通知消息,极大地提高协同效率。保证敏感信息安全的同时,自动为客户同步任务的更新情况
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

 

  • 项目快速搭建-模板
      • 乙方管理的核心其实就是讲不同的业务交付管理方法沉淀下来,把服务做成产品,从而可以更快地扩张,提高项目交付的一致性。
      • 明雀可以帮助乙方团队总结管理方法论,在以后遇到不同的业务类型、客户类型时,能够更快地搭建出交付项目管理的范式。
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

 

  • 工时管理
      • 通过工时记录,企业可以更好地计算出项目的成本,实时把控交付的利润率,同时也能通过资源管理视图更好地判断员工工作状态
    明雀如何帮你做好多项目交付进度管理?

 

明雀,一款专为甲乙方打造的协同平台,一个链接让对外合作更明确。明雀可视化展示服务流程和公司介绍,不仅能给客户绝佳的第一印象,还能实时跟踪访问情况,显著提高销售成功率。
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